Property Management System (PMS) หรือที่เรียกกันติดปากว่า PMS

เป็นระบบที่ครอบคลุมงานต่างๆภายในโรงแรม ตั้งแต่ การจัดการภายในโรงแรม การจอง การชำระเงิน แม่บ้าน งานซ่อมบำรุง และเกี่ยวข้องกับแขกในเรื่อง ขั้นตอนการจอง เช็คอิน สรุปค่าใช้จ่ายต่างๆ ไปจนถึง เช็คเอาท์ อีกทั้งยังเป็นระบบกลางที่ใช้สื่อสารกันของฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้อง สถานะของห้องพักเป็นอย่างไร พร้อมให้ลูกค้าเช็คอินมั้ย ทำความสะอาดหรือยัง ไปจนถึง Revenue Management เซลส์ การตลาดก็ใช้ระบบเดียวกันในการดึงรีพอร์ต ถือเป็น ระบบหลักเพื่อการบริหารจัดการห้องพักและบริการในโรงแรม เป็นสิ่งสำคัญในการการประสานงานอย่างราบรื่นและสร้างประสบการณ์ที่ดีแก่แขกผู้เข้าพัก

ส่วนจะมีระบบไหนเพิ่มเติมอีกก็ตามแต่ความต้องการและวัตถุประสงค์ที่แต่ละที่จะมีแตกต่างกันไป

ตัวอย่าง PMS ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในประเทศไทย ได้แก่ Opera by Oracle, Protel PMS, Amadeus Hospitality, Cloudbeds, Comanche, RMS Cloud, และอื่นๆ

Functions ที่ PMS ควรมี คือ

• Reservations Management: เอาไว้จัดการเกี่ยวกับการจองห้องของลูกค้า รายละเอียดการเข้าพัก รวมถึงจัดการรายละเอียดลูกค้า ประเภทห้อง วันเข้าพัก และ preference ต่างๆ

• Check-In/Check-Out: มี function ในการเช็คอิน เช็คเอาท์ ทำคีย์การ์ด จัดการค่าใช้จ่าย

• Room Inventory Management: สามารถแสดง status ห้องได้แบบ real time และมีข้อมูลเกี่ยวกับการซ่อมบำรุงและ housekeeping ด้วย

• Guest Profiles: มีระบบจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ email address ประวัติการเข้าพัก preference เพื่อเป็นประโยชน์ในการเตรียมการเข้าพักในครั้งถัดไป และถ้าโรงแรมมี loyalty โปรแกรม ระบบควรตอบโจทย์เรื่องนี้ และสามารถดึงข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ในการทำการตลาดได้ด้วย

• Billing and Invoicing: สามารถโพสต์ชาร์จได้ สรุปรายจ่ายได้ ทำใบแจ้งหนี้ ทั้งแบบกรุ๊ปและแบบรายบุคคล

• Housekeeping Management: แสดงกิจกรรม housekeeping ต่างๆแบบ real time รวมถึงตารางการทำความสะอาด สถานะปัจจุบัน และ สามารถรายงานในเรื่องการซ่อมบำรุงได้

• Reporting and Analytics: ส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญในการวัด performance และวางแผนอนาคต ต้องมีข้อมูลเบสิก เช่น occupancy rates, revenue, average daily rate (ADR), and RevPAR (Revenue per Available Room)

• Integration Capabilities: มีความสามารถในการเชื่อมต่อกับระบบอื่นๆ เช่น point-of-sale (POS), booking engines, channel managers, revenue management systems, และระบบบัญชี

• Channel Management: สำหรับโรงแรมส่วนใหญ่ที่ขายในหลายช่องทาง ความสามารถในการบริหารจัดการห้องพักหลายๆช่องทางแบบ real-time สำคัญมาก ไม่เช่นนั้นจะเกิดการ overbooking แล้วมีปัญหาทีหลังได้

• Guest Communication: ทุกวันนี้หลายๆระบบเริ่มพัฒนาไปจนถึงการสื่อสารกับลูกค้าโดยตรงทั้งทาง automated emails, SMS notifications, และส่งข้อความหาลูกค้าแบบอัตโนมัติ ทำให้การสื่อสารดีขึ้นเพิ่มประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้าหรือแขกผู้เข้าพัก

• Security and Compliance: มีความจำเป็นอย่างมากที่ PMS จะต้องมี data security และสอดคล้องกับข้อกำหนดข้อมูลส่วนบุคคล GDPR (General Data Protection Regulation) เพื่อปกป้องข้อมูลอันเป็นส่วนตัวของลูกค้า

• Mobile Accessibility: เพื่อเพิ่มความยืนหยุ่นและความคล่องตัวในการทำงาน ระบบ PMS ที่สามารถ access ได้ทุกๆที่แต่มีความปลอดภัยสูงจึงเป็นที่นิยม เพื่อตอบสนองความต้องการลูกค้าให้ทันท่วงที

จะเลือกระบบไหนก็ต้องตัดสินใจกันให้ดีๆ อย่าให้เป็นเสียน้อยเสียยากเสียมากเสียง่าย ตัดสินใจเลือกระบบที่ไม่ดีแต่ถูก ปรากฏว่าต้องเปลี่ยนเพราะไม่ตอบโจทย์กลายเป็นค่าใช้จ่ายซ้ำซ้อนได้

กะว่าเรื่องนี้จะไม่ยาว ก็ยาวอีกแล้ว Happy Friday to All!

https://www.facebook.com/idsophis/posts/pfbid0RgKttD1X66EeN2wDv2YmMhx5wsgnFngXmNks32mkMQPjhHeir7GzZZLwArsxQMgyl